Ottimizzare la gestione del tempo, ci sono giorni in cui è davvero difficile riuscire a gestire al meglio gli impegni di varia natura.
Ti è mai capitato di avere la sensazione che tutto sia importante e di non sapere da cosa partire prima?
Se ti è capitato sai quanto è difficile individuare la giusta priorità tra gli impegni e le incombenze e intuisci che riuscire a capire cosa o chi viene prima può fare davvero la differenza nella qualità della giornata, dell’intera settimana e addirittura dell’intero mese sia in ambito lavorativo che nella vita privata.
Su questo argomento ti racconto una storia, la mia.
Partiamo dal principio.
Quando ero bambina la parola Pianificare per me aveva un volto, quello dell’ odiosa rovina divertimento della signorina Rottermeier di Heidi, hai presente?
La libertà di espressione era per me improvvisazione, seguire il flusso della creatività spontanea del momento, divertimento puro anche nello studio, fare le cose in modo spontaneo.
Con il tempo, però, ho capito quanto sapersi organizzare faccia la differenza ed ho intrapreso una relazione d’amore vera e propria con la Pianificazione.
Calendarizzare le attività, metterle in agenda è diventato un mio modo per semplificare le complessità. E quando dico “mettere in agenda” non significa farla straripare di impegni ma organizzare la settimana sapendo che giocoforza ci saranno degli imprevisti, quindi mi tengo 4 o 5 ore jolly a settimana per gestire eventuali contrattempi, tante scelte sagge per la quali benedico la mia meravigliosa guida Giada Carta
Chi mi conosce sa che nella mia attività di Personal Trainer Programmazione e Pianificazione sono le mie 2 parole chiave sia per la realizzazione dei Piani di Allenamento Personalizzati sia per la gestione delle ore di lezioni quindi potrebbe sembrare facile per me organizzare, gestire anche gli impegni extra ma non lo è per niente, anzi spesso mi sembra di incasinarmi di attività quindi mi sono attivata per trovare un sistema di gestione impegni che si adattasse a me.
Sei hai partecipato a corsi di crescita personale, o ti è capitato di leggere di qualche post con frasi motivazionali ti sarai imbattuta in frasi tipo “tutti hanno 24 ore a disposizione l’imprenditore di successo, lo studente, l’operaio, la casalinga ma è come le impieghi che fa la differenza” e grazie, lo potevamo immaginare anche noi ma alla fine dei conti come si deve fare per gestire lavoro, casa, famiglia (in senso ampio) senza impazzire, senza sentirsi super nervosa e stressata arrivando a fine giornata a desiderare di avere altre 300 ore per fare tutto?
Un sistema chiaro per organizzare le attività da svolgere durante la settimana che si basa sulla gestione delle priorità è questo:
Nei diversi corsi di time management a cui ho partecipato negli ultimi 15 anni ho scoperto questo criterio di suddivisione degli impegni per poter ragionare e trovare un modo pratico per stabilire una sorta di scala gerarchica delle attività da svolgere e non sentirsi sopraffatte quando tutto sembra importante, la matrice di Eisenhower o di Covey.
Questa griglia è uno strumento utile per gestire le priorità in base a due principi: l’URGENZA intesa come dato oggettivo determinato da una precisa scadenza temporale e l’IMPORTANZA che è invece un fattore soggettivo e che quindi spesso valutiamo in modo non corretto per noi nella gestione degli impegni: infatti o sopravalutiamo o al contrario sottovalutiamo l’importanza per noi di un attività.
Vediamo quindi insieme come interpretare questa griglia e usarla, dividendo le proprie attività in:
- ATTIVITA’ IMPORTANTI ED URGENTI: AZIONE IMMEDIATA Queste sono le attività che hanno assoluta priorità, e vanno fatte SUBITO! Ti sarà sicuramente facile capire di cosa parlo, Progetti da consegnare in tempi brevissimi, scadenze vicine, tasse dal commercialista ma anche andare dal dentista se hai tipo male a un dente, mica si può aspettare in questi casi! Ecco appunto le attività importanti ed urgenti sono attività che devi svolgere in prima persona e in tempi rapidi e quindi sono la priorità!
- ATTIVITA’ IMPORTANTI MA NON URGENTI: PIANIFICARE Questa è la griglia che fa la differenza. In questa griglia rientrano tutte quelle attività che sappiamo benissimo essere importanti perché possono avere un impatto positivo sulla nostra vita nel medio tempo, come quel master che può fare la differenza nella formazione, quel corso da seguire dove imparare o affinare una competenza, come prendere appuntamento per un check dal dentista o dal medico, quando ritagliarsi del tempo per allenarsi nel modo giusto. La mancanza del senso di urgenza in queste attività porta a rimandarle con il rischio che poi ad un certo punto se troppo trascurate diventino invece urgenti, pensa a come sarebbe più saggio una visita dal dentista prima che un leggero fastidio si traduca in una dolore insopportabile. Quindi meglio pianificare queste attività che sappiamo sono importanti e metterle davvero in agenda quanto prima.
- ATTIVITA’ NON IMPORTANTI URGENTI: DELEGARE confesso che quando ho iniziato ad usare questa griglia ho avuto difficoltà a capire quali attività urgenti dovessi ritenere non importanti. Cadevo nel tranello “ma se sono urgenti sono importanti!” ma poi ho capito che in questa griglia devo considerare tutti quei compiti che sì sono urgenti perché hanno una scadenza ma che non richiedono necessariamente la mia presenza o competenza diretta e quindi posso anche delegare ad una collaboratrice, ad un familiare disponibile: parlo di bollette da pagare, di fare benzina se l’ auto è a secco, questi sono esempi di attività urgenti che se non vengono svolte rapidamente possono creare problemi ma che possiamo appunto affidare a terze persone. In questa area di attività rientrano anche le seccature di altri, cioè quella cosa super urgente di qualcuno che ti chiama e che tu per eccesso di zelo e disponibilità ti accolli perché non sai dire di no (e qualche volta ci toccherà se deleghiamo a qualcuno le nostre urgenze poi spetterà a noi almeno una volta ricambiare 🙂 )
- ATTIVITA’ NON IMPORTANTI E NON URGENTI: POSTICIPARE. In questa griglia purtroppo rientrano tutte quelle attività che letteralmente ci rubano tempo e che usiamo per scaricare tensione, come stare sui social per 10, 20, 30 minuti così a girovagare, aprire e leggere costantemente email. Oggi siamo sovra stimolati, inondati di informazioni e per distrarci dai nostri compiti basta un attimo, anzi un click. Su questo aspetto c’è molto da scrivere. Eliminare le distrazioni sia nostre che esterne, chiamate improvvise non è facile ma necessario, è uno atto di autodisciplina molto importante che va fatto un po’ alla volta, ritagliandosi ad esempio in una mattina di lavoro di 7 ore di impegno intenso circa 25 minuti per leggere mail e guardare il proprio social preferito. E poi stop. piuttosto che stare ogni ora 15, 20 minuti, prova a creare un task specifico di tempo, recupererai fino a 2 ore per completare quello che è davvero importante per te.
Mi auguro di averti fornito qualche spunto di riflessione utile su questo tema e se conosci altri metodi di gestione del tempo efficaci e ti va di condividerli, scrivi pure nei commenti, saranno super graditi.